Bạn thường trễ deadline nên hay bị sếp phàn nàn? Nếu bạn biết cách thu xếp công việc hợp lý, deadline sẽ không còn là nỗi ám ảnh!
Bất kỳ công việc hay dự án nào cũng đều cần có deadline. Điều này sẽ đốc thúc bạn hoàn thành mọi thứ đúng tiến độ. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể theo kịp cột mốc deadline đã đặt ra. Tình trạng trễ deadline thường xuyên mang lại rất nhiều hậu quả. Bạn không chỉ bị stress, mất đi uy tín mà tệ hơn là dễ mất khách hàng, mất việc, mất đi nguồn tài chính.
Do đó, bạn cần vạch ra kế hoạch để luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Đừng để nỗi ám ảnh “trễ deadline” khiến bạn căng thẳng vào những phút chót. Bạn có thể thử áp dụng 7 cách giúp bạn quên đi cơn ác mộng deadline để tạo dựng uy tín và thu hút nhiều khách hàng mới cũng như bảo vệ sức khỏe nhé!
1. Hiểu rõ yêu cầu của công việc
Một số người thường không dành thời gian để trao đổi kỹ về yêu cầu công việc. Bạn cần dành thời gian nói chuyện rõ ràng với cấp trên trong công ty hoặc với khách hàng. Điều này nhằm tránh việc bạn hoang mang khi bắt tay vào làm. Không chỉ vậy, đôi khi bạn còn có thể phải làm ra nhiều phiên bản khác nhau để mong sao có phương án hợp ý khách hàng. Trường hợp tệ nhất là dù đã xong xuôi tất cả nhưng bạn phải làm lại toàn bộ chỉ vì người nhận không ưng!
Bạn có thể tiết kiệm công sức và thời gian nếu như biết cách đặt ra những câu hỏi để hiểu rõ khách hàng cần gì, có mong muốn cụ thể như thế nào đối với công việc mà họ đã giao cho bạn.
2. Thường xuyên cập nhật tiến độ
Cho dù bạn làm việc tự do hay là nhân viên toàn thời gian thì đều cần làm việc có tổ chức. Bạn cần có lịch cập nhật thông tin các dự án đang nhận cùng deadline rõ ràng kèm theo. Điều này sẽ giúp bạn biết ưu tiên công việc trước sau cũng như không lỡ quên hẹn deadline. Đối với những dự án lớn, bạn cũng chia rõ deadline hoàn thành từng phần luôn nhé.
Bạn nên ghi tất cả các dự án cùng deadline vào chung một cuốn sổ thay vì chia ra thành nhiều tờ ghi chú. Điều này sẽ hạn chế việc bị thất lạc nội dung và dễ dàng giúp bạn kiểm soát mọi việc hơn.
3. Chia nhỏ công việc để hoàn thành
Nếu bạn đang có nhiều dự án cần hoàn thành thì nên ưu tiên những dự án gấp rút trước. Đối với mỗi dự án thì bạn cần chia nhỏ khối lượng công việc ra để biết chính xác mỗi ngày mình cần đảm bảo làm những gì cho kịp tiến độ. Lưu ý rằng bạn cần hạn chế hết mức có thể việc trì hoãn nhé. Điều này sẽ dễ gây áp lực công việc cho những ngày sau và bạn rất có khả năng sẽ bị trễ deadline nếu làm vậy.
Đầu tiên, bạn hãy vạch ra các bước và nhiệm vụ cần làm cụ thể. Sau đó, bạn gắn nhãn từng việc nhỏ theo thứ tự thời gian. Cuối cùng, bạn hãy bắt đầu thực hiện từng việc một cho đến khi bạn hoàn thành.
4. Hãy thực tế khi đặt mục tiêu công việc
Thật dễ để nghĩ rằng bạn sẽ hoàn thành mọi thứ nhanh chóng. Tuy nhiên, nói dễ hơn làm. Dù bạn đang cố gắng gây thiện cảm với khách hàng hay đơn giản là bạn đánh giá thấp khối lượng công việc thì điều quan trọng là phải thực tế về thời gian deadline. Điều này là vì lợi ích của chính bạn và khách hàng của bạn. Bởi vì nếu cuối cùng bạn trễ deadline, bạn sẽ không chỉ thất vọng về bản thân mà cả khách hàng cũng có suy nghĩ không tốt với bạn.
Bạn nên dành thêm thời gian để làm việc trong một dự án. Bằng cách đó nếu có điều gì bất ngờ xảy ra, bạn sẽ có thêm một vài ngày để khắc phục hoặc gây ấn tượng với khách hàng bằng cách hoàn thành trước deadline.
5. Làm việc nhiều hơn vào lúc bắt đầu
Mỗi tuần, bạn hãy lên kế hoạch để giải quyết các nhiệm vụ khó khăn và cấp bách trước tiên. Hãy cố gắng hoàn thành trước kế hoạch đặt ra trong mỗi tuần của bạn. Điều này có thể thực hiện bằng cách bắt đầu các nhiệm vụ này vào sáng sớm. Khi ấy, nếu có việc đột xuất xảy ra vào cuối tuần thì bạn có thể an tâm giải quyết khi đã làm xong những phần khó nhằn của dự án này.
Bằng cách tập trung làm việc thật nhiều vào đầu tuần, bạn sẽ giảm thiểu stress khi phải chạy đua với thời hạn vào cuối tuần.
6. Loại bỏ những thứ gây phân tâm
Chúng ta đều rất dễ bị phân tâm khi làm việc. Do đó, để tập trung hơn thì bạn cần phải ghi rõ mốc thời gian cụ thể để hoàn thành từng công việc nhỏ. Bạn có thể tự thưởng cho bản thân thứ gì đó trong quá trình này như ly cà phê, thức ăn vặt… Khi ấy, bạn sẽ có cảm giác được khích lệ và làm việc hiệu quả hơn.
Trong thời gian làm việc, hãy đặt điện thoại của bạn ở chế độ im lặng, tắt email và cho những người xung quanh bạn biết rằng bạn sẽ không trả lời tin nhắn trong vài giờ tới.
7. Báo cáo công việc thường xuyên
Việc tạo ra mối quan hệ cởi mở để có thể giao tiếp vui vẻ với khách hàng hoặc công ty bạn đang làm việc là rất quan trọng. Một số công ty rất quan tâm đến tiến độ làm việc và cần bản cập nhật nhất quán thường xuyên. Một số khác thì chỉ cần biết đến kết quả cuối cùng.
Dù thế nào đi nữa, hãy đảm bảo gửi thông tin cập nhật cho khách hàng của bạn về dự án. Đó có thể là bản cập nhật hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng. Điều này không chỉ hỗ trợ bạn hoàn thành công việc tốt hơn, đúng yêu cầu hơn mà còn tạo thêm mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng thông qua quá trình trao đổi.
Bằng cách giao tiếp với khách hàng thường xuyên, bạn có thể nhận về những phản hồi quan trọng để thực hiện các thay đổi nhằm giúp công việc được hoàn thành đúng ý khách hàng nhất có thể.
Nếu bạn thực hành 7 cách trên một cách nghiêm túc, deadline sẽ thôi ám ảnh khiến bạn bị stress mỗi ngày. Ngoài việc áp dụng những cách nhằm giảm thiểu áp lực công việc thì bạn cũng cần chú ý sinh hoạt điều độ, lành mạnh để tập trung tinh thần hiệu quả khi làm việc nữa nhé!
[embed-health-tool-bmi]
