10 cách quản lý nhân viên sai lầm mà bạn không nhận ra

Tác giả: Tham vấn y khoa: BS. Nguyễn Thường Hanh

Nếu từng nghe đến cách quản lý nhân viên khắc nghiệt của của Steve Jobs, bạn hẳn sẽ ngạc nhiên tại sao vẫn có rất nhiều người giỏi luôn kề vai sát cánh với người đàn ông cầu toàn này? Jobs đã thành công khi thu hút nhân tài, song chính sự khắc nghiệt ấy mà ông cũng đã mắc sai lầm khi bỏ lỡ cơ hội phẫu thuật sớm để điều trị bệnh ung thư.

Walter Issacson – tác giả quyển “Tiểu sử Steve Jobs” cho biết cựu thuyền trưởng của Apple đã từ chối phẫu thuật sau khi phát hiện mình bị ung thư từ năm 2004. Chính Jobs cũng thừa nhận rằng đây là quyết định ân hận nhất trong suốt cuộc đời ông. Ra đi ở độ tuổi 56, vị vua công nghệ đã để lại cho nhân loại cả một gia tài đồ sộ. Thế nhưng, chính vì lối quản lý độc tài mà người lãnh đạo tài năng này đã bảo thủ với cơ hội điều trị ung thư của mình.

Theo WebMD, nam giới đặc biệt gặp nhiều vấn đề khi đối mặt với stress trong công việc, đặc biệt là những người chịu trách nhiệm quản lý nhân viên. Càng gặt hái nhiều thành công với vị trí quản lý cấp cao, bạn càng có nguy cơ phải đánh đổi bằng sức khỏe mà chính bản thân mình không hề nhận ra cho đến khi quá muộn.

Tình trạng stress nơi công sở cũng gây ra hậu quả nặng nề ở Nhật Bản với tỷ lệ tự tử tăng lên trong suốt 15 năm qua. Thống kê của Cơ quan Phân tích Chính phủ Nhật cho thấy tỷ lệ tự sát cao nhất rơi vào nam giới ở độ tuổi 35 – 44. Đây là nguyên nhân phổ biến thứ 13 gây ra tử vong ở nam giới và thứ 21 ở nữ giới.

Bất cứ ai lần đầu làm sếp cũng rất dễ bị choáng ngợp bởi ánh hào quang danh vọng do quyền lực mang đến. Khi đã có nhiều kinh nghiệm quản lý, bạn mới biết mình cũng phải đánh đổi rất nhiều điều quý giá trong đó có cả sức khỏe.

Phải chăng bạn đã mắc phải sai lầm trong cách quản lý nhân viên mà không hề nhận ra?

Sau đây là những cách quản lý nhân viên sai lầm có thể khiến bạn mất đi những nhân viên tốt và có nguy cơ phải đánh đổi bằng sức khỏe khi theo đuổi danh vọng.

1. Không xác định mục tiêu khi lần đầu làm sếp

cách quản lý nhân viên

Nếu nhân viên không có mục tiêu rõ ràng, họ sẽ loay hoay suốt cả ngày mà vẫn không xong việc. Họ khó mà làm việc năng suất nếu không hình dung được mục tiêu hay công việc của mình có ý nghĩa gì. Họ cũng không thể lên thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả khiến dự án hoàn thành sai tiến độ.

Để tránh sai lầm này, bạn cần học cách đặt mục tiêu SMART cho cả nhóm dựa trên nguyên tắc chung là mục tiêu cần rõ ràng và tuân theo định hướng chung của công ty:

  • S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.
  • M – Measurable: Đo lường được.
  • A – Attainable: Có thể đạt được.
  • R – Relevant: Thực tế
  • T – Time Bound: Thời gian hoàn thành.

Thay vì nói chung chung: “Em hoàn thành công việc A nhé”, bạn nên trình bày rõ ràng hơn như: “Em giúp anh làm xong bản báo cáo A cho 5 công ty theo danh sách này trước 5 giờ ngày 15/7/2019. Nếu cần thêm thông tin chi tiết, em có thể liên hệ anh B ở phòng Sales nhé”.

2. Cách quản lý nhân viên “chỉ tay 5 ngón”

cách quản lý nhân viên

Một nhân viên của bạn vừa hoàn thành một công việc. Vấn đề là nhân viên này không hiểu rõ cách làm nên đã sai mà bạn lại không theo sát họ lúc thực hiện. Bây giờ thì nhân viên của bạn đã hoàn thành công việc sai cách, còn bạn thì phải đối mặt với cơn giận lôi đình của khách hàng!

Rất nhiều người muốn né tránh cách quản lý nhân viên cấp vi mô do ngại tốn thời gian khi theo sát nhân viên. Thế nhưng, cách quản lý nhân viên “chỉ tay 5 ngón” cũng không phải là ý tưởng tốt. Bạn cần tìm cách cân bằng giữa quản lý từ xa và theo sát hướng dẫn nhân viên một cách chi tiết khi cần.

Bạn có thể dành ra 30 phút/ngày hoặc 1 buổi trong tuần để quan sát nhân viên làm việc và hướng dẫn cách thực hiện chi tiết cùng với tài liệu đi kèm.

3. Không phản hồi khi quản lý nhân viên

cách quản lý nhân viên

Theo cuộc thăm dò ý kiến 1.400 nhân viên do The Ken Blanchard Companies (một công ty chuyên về tư vấn và đào tạo quản lý trên toàn cầu) thực hiện, không đưa phản hồi là sai lầm phổ biến nhất mà các quản lý hay mắc phải.

Để tránh sai lầm này, bạn cần tập thói quen đưa ra phản hồi thường xuyên cho nhân viên ít nhất 1 – 2 lần/tuần. Bạn nên lựa chọn cách diễn đạt tích cực để không khiến nhân viên cảm thấy mất tự tin về bản thân hay suy nghĩ tiêu cực về mối quan hệ:

– “Nếu em tham khảo tài liệu này, báo cáo sẽ chi tiết và thuyết phục hơn với các con số…”.

– “Giả sử em vào vị trí của chị, em sẽ cảm thấy thế nào khi nhân viên tự ý nghỉ mà không xin phép? Lần sau, nếu có việc gấp thì em có thể nhắn tin cho chị biết rồi viết email sau nhé”.

4. Không nắm rõ vai trò khi quản lý nhân viên

cách quản lý nhân viên

Nếu là người lần đầu làm sếp, bạn có thể sẽ “quên” mất rằng công việc của mình đã thay đổi. Đã đến lúc bạn sử dụng nhiều kỹ năng mới để quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Hãy luôn nhớ, công việc chính của bạn bây giờ là dẫn dắt và quản lý nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.

Hậu quả của việc quên mất vai trò quản lý nhân viên có thể khiến bạn dành quá nhiều thời gian để xử lý những công việc nghiệp vụ. Trách nhiệm của bạn bây giờ không chỉ đơn giản là hoàn thành các công việc thường ngày mà còn truyền cảm hứng cho nhân viên tăng năng suất và cùng thực hiện các kế hoạch phát triển công ty.

Bạn có thể tìm đọc sách “Lần đầu làm sếp” (Loren Belker &Gary S.) hoặc các tài liệu tham khảo về cách quản lý nhân viên để tích lũy kiến thức hỗ trợ cho công việc.

5. Không dành thời gian cho nhân viên

cách quản lý nhân viên

Khi bạn làm quản lý, khối lượng công việc khổng lồ có thể khiến bạn không có thời gian dành cho nhân viên. Điều này vô tình sẽ tạo khoảng cách giữa bạn và nhân viên, mối quan hệ này càng lỏng lẻo thì họ sẽ càng có xu hướng ra đi sớm hơn.

Dĩ nhiên, bạn cần phải xoay xở với dự án của mình trong khi quản lý nhân viên. Song nhân viên vẫn nên được ưu tiên khi họ cần bạn.

Nếu thiếu sự hỗ trợ của người quản lý, nhân viên sẽ không biết phải làm gì hoặc làm thế nào để đạt mục tiêu của mình.

Để tránh sai lầm này, bạn nên thu xếp thời gian dành cho nhân viên và học cách lắng nghe họ chia sẻ. Bạn nên mở cửa thường xuyên như một dấu hiệu cho họ thấy có thể vào khi cần giúp đỡ. Những buổi ăn trưa hay chuyến đi du lịch cũng là cách kết nối tự nhiên giúp bạn gần gũi nhân viên hơn đấy.

6. Bạn quá thân thiện khi quản lý nhân viên

cách quản lý nhân viên

Hầu hết chúng ta đều muốn tạo cảm giác thân thiện để nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc với quản lý. Tuy nhiên, điều này khiến bạn cảm thấy khó khăn khi đưa ra một số quyết định. Thậm chí, một số người còn có thể lợi dụng mối quan hệ khi bạn tỏ ra quá thân thiện với họ.

Điều này không có nghĩa là bạn không thể hòa đồng với mọi người. Bạn có thể tìm cách để cân bằng giữa vị trí là một người bạn và người quản lý.

Bạn cần học cách đưa ra những giới hạn rõ ràng, nhờ thế nhân viên của bạn sẽ không có ý định lợi dụng hay lấn lướt bạn.

7. Không có động lực khi quản lý nhân viên

cách quản lý nhân viên

Bạn có biết động lực thật sự nào có thể khích lệ các nhân viên của mình? Rất nhiều người quản lý đã mắc sai lầm khi mặc định rằng nhân viên của mình chỉ làm việc để kiếm sống. Thật ra, tiền bạc không phải là lý do duy nhất tạo động lực cho họ.

Ví dụ, những người tìm kiếm một công việc cân bằng với cuộc sống cá nhân có thể được tạo động lực với những ngày làm việc tại nhà hoặc giờ giấc linh hoạt. Một số người lại được truyền cảm hứng với những yếu tố khác như thành tích, trách nhiệm mở rộng, lời khen ngợi chân thành hay tình cảm thân thiết.

Để tìm cách quản lý nhân viên hiệu quả, bạn cần tìm hiểu tính cách của mỗi nhân viên để khơi gợi động lực của họ ngày càng mạnh mẽ hơn.

8. Hối thúc nhân sự tuyển thêm người mới

cách quản lý nhân viên

Khi nhóm của bạn đã quá tải với khối lượng công việc ồ ạt, phòng nhân sự sẽ hỗ trợ tuyển thêm người. Tuy nhiên, quyết định tuyển người vội vàng có thể là một sai lầm thảm họa của người quản lý. Bởi vì bạn sẽ có nguy cơ tuyển sai người cho nhóm: những người không hợp tác, kém hiệu quả hoặc làm việc không năng suất.

Họ có thể khiến bạn tốn thời gian huấn luyện và kéo cả nhóm bạn xuống. Khi tuyển không đúng người mình cần, bạn nên cân nhắc để họ ra đi trước khi dẫn đến nhiều thiệt hại. Tệ hơn, những người trong nhóm còn có thể cảm thấy stress và thất vọng vì phải mang theo “gánh nặng” từ những người kém năng lực.

Bạn nên đề nghị nhân sự tuyển dụng một cách kỹ lưỡng. Hãy chịu khó phỏng vấn từng người một, bạn sẽ tăng cơ hội tìm được người có năng lực phù hợp.

9. Không gương mẫu khi quản lý nhân viên

cách quản lý nhân viên

Nếu bạn gọi điện thoại riêng trong giờ làm việc hay gây gổ với cấp trên thì làm sao có thể kỳ vọng nhân viên tránh được những cách ứng xử tiêu cực này? Có thể là không!

Là một người quản lý, bạn cần là một tấm gương cho cả nhóm noi theo. Điều này có nghĩa, nếu bạn không muốn xuất hiện thị phi thì đừng nói xấu người khác sau lưng. Hãy tập trung làm tốt công việc của bạn thay vì phân bì với các phòng ban hay người quản lý khác. Nếu công ty đặt ra nguyên tắc ăn trưa xong phải lau dọn bàn thì bạn nên tuân thủ nghiêm túc. Tương tự với thái độ, nếu bạn luôn thể hiện tiêu cực thì bạn không thể kỳ vọng người khác sẽ có thái độ tích cực với bạn được.

Hãy luôn nhớ, các thành viên luôn quan sát bạn. Cách quản lý nhân viên đơn giản nhất là bạn trở thành hình mẫu tốt để nhân viên noi theo.

10. Cách quản lý nhân viên theo xu hướng độc tài

cách quản lý nhân viên

Nhiều người quản lý thích độc tài và không muốn ủy quyền cho nhân viên, bởi vì họ nghĩ rằng không ai ngoài mình có thể làm các công việc quan trọng một cách hoàn hảo. Điều này có thể gây ra trở ngại lớn khi quản lý nhân viên vì bạn có thể cảm thấy stress và kiệt sức khi gò mình theo các tiêu chuẩn khắt khe.

Nếu bạn không mạnh dạn ủy quyền, bạn sẽ khó thu xếp thời gian để chịu trách nhiệm cho những vấn đề lớn hơn ở cấp độ quản lý. Càng ôm đồm nhiều việc, bạn càng khó tạo cơ hội cho nhân viên phát triển và có xu hướng trở thành người quản lý độc tài.

Cách quản lý nhân viên của Steve Jobs có thể xem là một hình mẫu cho xu hướng độc tài khi ông luôn muốn mọi thứ đều phải hoàn hảo theo ý mình. Thậm chí, ông còn là người tôn sùng triết lý “bẻ cong sự thật” để thúc đẩy nhân viên vượt qua giới hạn của bản thân.

cách quản lý nhân viên

Bạn có nhận ra mình đang vượt qua giới hạn của bản thân khi làm việc gần như 24/7 kể từ khi bước vào sự nghiệp quản lý nhân viên?

Một tuần làm việc 40 tiếng là bình thường với trung bình 8 tiếng/ngày. Tuy nhiên, một nghiên cứu trên tạp chí American Journal of Industrial Medicine lại cho thấy việc duy trì tiêu chuẩn này có thể gây hại cho sức khỏe.

Các nhà nghiên cứu cho biết kết quả sau đây:

  • Người làm 61 – 70 tiếng/tuần tăng nguy cơ mắc bệnh tim mạch vành 42%.
  • Người làm 71 – 80 tiếng/tuần tăng nguy cơ mắc bệnh tim mạch vành đến 63%.

Đây là một phát hiện có ý nghĩa quan trọng vì bệnh tim là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây tử vong trên thế giới.

Một nghiên cứu khác trên The Lancet lại cho thấy người làm nhiều giờ trong tuần có nguy cơ cao bị đột quỵ hơn là những người làm theo khung giờ chuẩn.

Nếu như giải pháp giảm giờ làm không đáp ứng điều kiện thực tế của công ty bạn, hãy thử áp dụng các lời khuyên sau đây:

• Ngủ đủ giấc: Thói quen ngủ đủ 7 – 8 tiếng/ngày sẽ giúp bạn duy trì năng lượng để làm việc năng suất trong ngày và rời khỏi văn phòng sớm hơn. Nếu cơn buồn ngủ vẫn “tấn công” bất chợt, bạn có thể áp dụng 12 cách hết buồn ngủ giúp bạn tỉnh táo cả ngày nhé.

• Thu xếp công việc khoa học: Khi đến văn phòng, bạn nên lập danh sách các công việc cần giao cho nhân viên. Hãy làm theo thứ tự ưu tiên và gạch ngang sau khi đã hoàn thành.

• Đầu tư thời gian cho sức khỏe: Khi chủ động giảm giờ làm bằng cách tăng năng suất, bạn sẽ có thể nghỉ ngơi và tập thể dục. Đây là một trong những thói quen của người giàu giúp bạn khỏe mạnh và thành công hơn đấy.

Tất cả chúng ta đều có thể mắc sai lầm, ngay cả khi bạn làm ở vị trí quản lý. Bạn hoàn toàn có thể tự rút bài học cho mình từ những sai lầm. Steve Jobs từng nói rằng: “Stay hungry, stay foolish” (“Hãy cứ đam mê, hãy cứ dại khờ”). Trong cuộc hành trình tìm cách quản lý nhân viên, bạn có thể sẽ phải đánh đổi nhiều mồ hôi và cả nước mắt. Tuy nhiên, hãy luôn duy trì thói quen sống lành mạnh để không đánh mất sức khỏe khi theo đuổi đam mê nhé!

Bạn có thể quan tâm đến chủ đề:

Chia sẻ thông tin hữu ích này cho mọi người trên:

Ngày đăng: Tháng Bảy 14, 2019 | Lần cập nhật cuối: Tháng Bảy 14, 2019

Nguồn tham khảo
Bạn muốn hiểu nhiều hơn để sống khỏe mạnh hơn?
Đăng ký nhận bản tin mới mỗi ngày từ Hello Bac si